Акт проверки
государственного учреждении
«Центр развития интернет-коммуникаций»
На основании приказа департамента внутренней политики Ямало-Ненецкого автономного округа от 12 сентября 2013 года № 182/о была проведена проверка законности, целевого характера, результативного и эффективного использования средств окружного бюджета и государственного имущества в государственном учреждении «Центр развития Интернет-коммуникаций».
Итоги проверки:
1. Направление проверки: обеспечение прозрачности деятельности государственного учреждения (полнота и качество предоставляемой к размещению и размещенной в сети Интернет информации об учреждении).
В результате проведенной проверки полноты и качества размещенной на Сайте информации о государственном учреждении «Центр развития интернет-коммуникаций» (далее - учреждение) выявлены следующие нарушения:
1. Отсутствует информация об операциях с целевыми средствами из бюджета, подлежащая размещению на Сайте в соответствии с пп. 5.11 Требований.
В частности, на Сайте отсутствует информация об операциях с субсидиями, предоставленными учреждению по соглашению о предоставлении субсидии на приобретение основных средств № 75/03 от 21.05.2013 года.
Электронная копия сведений об операциях с целевыми субсидиями учреждения на Сайте также отсутствует.
2. Отсутствуют информация о годовой бухгалтерской отчетности учреждения за 2012 год, подлежащая размещению на Сайте в соответствии с пп. 5.15 Требований, и электронные копии следующих документов:
- баланса государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730);
- отчета о финансовых результатах деятельности учреждения (ф. 0503721),
- отчета об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737).
В государственном учреждении определено ответственное лицо за формирование и размещение на Сайте информации об учреждении и документов.
Учреждению:
1. Устранить выявленные нарушения.
2. Осуществлять размещение информации об учреждении и документов на Сайте в строгом соответствии с Порядком и Требованиями.
3. Принять меры по обеспечению размещения информации об учреждении и документов на Сайте, в том числе в случае внесения изменений в ранее размещенную информацию и документы в установленные сроки.
2. Направление проверки: проверка соблюдения законодательства о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг в части обоснования начальной максимальной цены договоров
При проведении проверки нарушений соблюдения законодательства о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг в части обоснования начальной максимальной цены договоров за рассматриваемый период не выявлено.
Рекомендовать учреждению:
1. Хранить в деле только копии протоколов единой комиссии по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг путем проведения открытого конкурса, открытого аукциона в электронной форме, и запроса котировок для государственных нужд и нужд бюджетных учреждений в Ямало-Ненецком автономном округе (в настоящее время оригиналы протоколов хранятся в деле, а не направляются контрагентам). В соответствии с ч. 4 ст.47 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» необходимо в течение 2 рабочих дней со дня подписания протокола передавать победителю в проведении запроса котировок один экземпляр протокола и проект контракта, который составляется путем включения в него условий исполнения контракта предусмотренных извещением о проведении запроса котировок, и цены, предложенной победителем запроса котировок в котировочной заявке.
2. В преамбуле государственных контрактов указывать наименование протокола, его номер и дату.
3. Корректно указывать наименованием комиссии:
Согласно Положению о единой комиссии по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг путём проведения открытого конкурса, открытого аукциона в электронной форме и запроса котировок для государственных нужд и нужд бюджетных учреждений в Ямало-Ненецком автономном округе, утвержденного постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 июня 2013 года № 498-П – наименование комиссии: Единая комиссия по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг путем проведения открытого конкурса (далее - конкурс), открытого аукциона в электронной форме (далее - аукцион в электронной форме) и запроса котировок для государственных нужд и нужд бюджетных учреждений в Ямало-Ненецком автономном округе.
Допускается вместо наименования комиссии указывать реквизиты протокола (номер, дата).
3. Направление проверки: проверка правового обеспечение учреждения в части издания приказов учреждения о стимулирующих выплатах и об оказании материальной помощи.
Проверкой установлено, что:
3.1. в соответствии с Положением об оплате труда работников государственного учреждения «Центр развития интернет-коммуникаций» (далее – Положение) ежемесячно издаются приказы учреждения о начислении надбавок (за сложность и напряженность работы, за интенсивность и высокие результаты работы, за интенсивность и качество выполнения редакционных заданий). Размер указываемых в приказах надбавок находится в пределах значений, установленных Положением.
3.2. приказами государственного учреждения от 23 мая 2013 года № 93 от 11 июня 2013 года № 107 премированы работники государственного учреждения за выполнение определенной работы (за эффективное техническое сопровождение декларационной компании; за активное участие и высокий профессионализм в развитии интернет-сайта «Север-Пресс»), тогда как Положением не предусмотрены подобного рода выплаты стимулирующего характера (п. 5.1. Положения).
3.3. в государственном учреждении издается приказ об оказании материальной помощи директору. Приказ, по сути, дублирует приказ департамента внутренней политики автономного округа, который является основанием для оказания материальной помощи руководителю (п.7.1 Положения).
3.4. в государственном учреждении издаются приказы о предоставлении отпуска Ш.Н.В. (от 06 июня 2013 года № 101), приказы о командировании Ш.Н.В. (от 19 апреля 2013 года № 73, от 01 февраля 2013 № 30), а также издаются ежеквартально приказы по установлению надбавки директору государственного учреждения на квартал. Указанные приказы не правомочны, т.к. трудовые отношения с руководителем государственного учреждения регулируются трудовым договором, заключенным с ним работодателем – департаментом внутренней политики автономного округа и Положением.
3.5. в приказах о привлечение работников государственного учреждения к работе в выходные дни (№ 5 от 25 марта 2013 года) указывается на оплату за работу выходной день, которая производится со ссылкой на ст. 153 ТК РФ, тогда как в Положении (п.4.4.) установлено, что работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в двойном размере, т.е. в приказе необходимо указывать конкретный размер оплаты за выход на работу выходной или нерабочий праздничный день.
3.6. материальная помощь работникам государственного учреждения за указанный проверкой период оказывалась В.А.Н. в соответствии с п. 7.3 Положения (на основании приказа учреждения согласно представленной справки медицинского учреждения) и Ш.Н.В. (на основании приказа департамента).
Учреждению:
1. Устранить выявленные нарушения в части издания приказов в отношении директора;
2. Внести изменения в приказы, касающиеся оплаты работникам за выход на работу в выходной или нерабочий праздничный день, установив конкретный размер оплаты труда;
3. Устранить замечание по выплате премий работникам государственного учреждения за выполнение определенной работы (п.3.2.), привести приказы учреждения в соответствии с Положением.
В процессе проведения проверки представителями департамента были обсуждены вопросы, касающиеся необходимости внесения изменений в действующее Положение, в части уточнения формулы, которая применяется при определении надбавки за интенсивность и качество выполнения редакционных заданий – стимулирующая надбавка для творческих работников, а также вопросы ведения кадрового делопроизводства и архивирования документов в соответствии с нормами действующего законодательства.
Рекомендовать учреждению:
1. Обеспечить организацию и ведение кадрового делопроизводства и архивирования документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и доложить о результатах проведенной работы в срок до 1 апреля 2014 года.
4. Направление проверки: проверка целевого использования государственного имущества Ямало-Ненецкого автономного округа закрепленного на праве оперативного управления за Учреждением.
В ходе проверки целевого использования государственного имущества Ямало-Ненецкого автономного округа закрепленного на праве оперативного управления за Учреждением, его достаточности и эффективности использования установлено следующее:
- перечень имущества закрепленного на праве оперативного управления за Учреждением соответствует фактическому наличию;
- все имущество Учреждения используется по назначению и в целях эффективного выполнения государственного задания Учреждения.
5. Направление проверки: проверка выполнения государственного задания (соотношение плановых и фактических значений результатов).
Государственное задание государственного учреждения «Центр развития интернет-коммуникаций» на 2013 год и плановый период 2014 и 2015 годов» (далее – государственное задание, учреждение) согласовано департаментом экономики Ямало-Ненецкого автономного округа и утверждено приказом департамента внутренней политики Ямало-Ненецкого автономного округа от 10 января 2013 года № 14/О «Об утверждении государственных заданий».
В целях проверки выполнения учреждением за проверяемый период (9 месяцев) государственного задания были изучены следующие материалы:
- акты приемки выполненных работ с указанием норм и фактических объемов производства;
- ведомости учета объемов собственного производства учреждения;
- материалы на сайтах www.yamal.org, правительство.янао.рф, kobilkin.ru, yamal-blogs.ru, ambudsman.ru;
- договоры на оказание услуг по техническому обеспечению программного сопровождения Официального Интернет-сайта исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа и Официального Интернет-сайта Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа № 3 от 1 января 2013 г., № 21 от 1 апреля 2013г.
В результате проведённой проверки, установлено следующие отклонения фактического исполнения работ от плановых показателей, а именно:
- «Создание информационных материалов и размещение их в сети Интернет» выполнено в объёме 4 860,9 полос формата А3, что на 626,4 полос формата А3 превышает плановый показатель (4234,5). Согласно предоставленным пояснениям, отклонение обусловлено проведением на территории автономного округа внеплановых мероприятий, требующих информационного сопровождения;
- «Ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов Ямало-Ненецкого автономного округа в электронном и документальном видах, ввод и поддержание в актуальном состоянии базы данных муниципальных нормативных правовых актов Ямало-Ненецкого автономного округа в автоматизированной информационной системе «Федеральный регистр муниципальных нормативных правовых актов» выполнено в объёме 9 585 муниципальных правовых актов, что на 585 муниципальных правовых актов превышает плановый показатель (9 000). Отклонение фактически выполненного объёма от планового обусловлено объективными причинами необходимости учёта и регистрации всех правовых актов, принимаемых органами местного самоуправления;
- Работы: «Создание информационных видеоматериалов и размещение их в сети Интернет»; «Организация и проведение в сети Интернет пресс-конференций»; «Разработка и сопровождение тематических интернет-проектов»; «Размещение на сайтах информации, представленной исполнительными органами государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, органами местного самоуправления в Ямало-Ненецком автономном округе, в том числе размещение информации, подготовленной самостоятельно учреждением, а также технологическая и программная поддержка сайтов» выполнены в объёмах, соответствующих плановым значениям.
6. Направление проверки: Проверка соблюдения порядка ведения бухгалтерского учета, кассовых операций и формирования бюджетной отчетности
В ходе проверки установлено следующее:
Организация бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет в учреждении осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», «Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений», утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 г. № 157н и «Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений», утверждённой Приказом Минфина России от 16.12.2010 г. № 174н. (далее Инструкция 157н, Инструкция 174-н).
Бухгалтерский учет ведется с применением установленных Инструкцией по бухгалтерскому учету регистров учета.
Положение об отделе бухгалтерского учета и отчетности, должностные инструкции работников бухгалтерской службы утверждены директором Учреждения.
Бюджетный учет полностью автоматизирован и ведется с использованием программного продукта «1С-Бухгалтерия».
Учетная политика Учреждения.
Положение об учетной политике учреждения (далее - Учетная политика) утверждено приказом учреждения от 31.12.12г. №156.
Приложением к Учетной политике утверждено Положение о внутреннем финансовом контроле. Данный документ не может прибыть применен для работы учреждения, т.к. содержит только один раздел «Общие положения», в котором указаны цели задачи внутреннего финансового контроля в учреждении и не содержит сведений о том, каким образом осуществляется финансовый контроль, (какими способами, порядок проведения и т.п.), перечень лиц, на которых возложены функции по осуществлению внутреннего финансового контроля, полномочия лиц, осуществляющих финансовый контроль, порядок оформления результатов контроля при выявлении нарушений, ошибок и недостатков, и меры по улучшению работы и устранению нарушений, ошибок и недостатков.
В Учетной политике по вопросу, касающемуся льготных отпусков, дублируются нормы, установленные Законом автономного округа от 16.12.2004 № 89-ЗАО.
В соответствие с Инструкцией по бухгалтерскому учету при формировании учетной политики Учреждение должно предусмотреть особенности организации и ведения бухгалтерского учета в части операций по исполнению полномочий по исполнению публичных обязательств перед физическим лицом, подлежащих исполнению в денежной форме. В нарушение данных требований Учетная политика Учреждения не содержит особенностей организации и ведения бухгалтерского учета в части операций по исполнению полномочий Департамента по социальной поддержке работников сферы средств массовой информации путем предоставления компенсационной выплаты на оздоровление работникам Учреждения.
В нарушение требований Инструкции по бухгалтерскому учету Учетная политика не определяет порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств.
В Учетной политике установлены нормы содержащие противоречия действующему законодательству РФ и автономного округа. Согласно Учетной политике работникам гарантируется сохранение должностного оклада при направлении в служебные командировки тогда как, в соответствие со ст.167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Учетная политика Учреждения не отражает особенностей организации и ведения учета материальных ценностей у материально ответственных лиц (далее МОЛ). Например: не установлен срок отчета МОЛ по средствам, полученным в подотчет на хозяйственные расходы, не определены нормы расходования и т.д.,
Соблюдение порядка ведения операций с денежными средствами (кассовые и банковские операции).
Учет кассовых операций организован в соответствии Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Центральным Банком России от 12.10.2011г. № 373-П.
Лимит остатка наличных денежных средств в кассе на 2013 год установлен в сумме 1000 рублей. В проверяемом периоде превышение лимита остатка денежных средств в учреждении не выявлено.
С бухгалтером, ответственным за учет денежных средств, заключен договор о полной материальной ответственности типовой формы.
В течение проверяемого периода учреждением периодически проводилась инвентаризация денежных средств.
Учет операций по движению наличных денежных средств ведется на счете 201.34.000 «Касса» в Журнале операций по счету «Касса» на основании кассовых отчетов.
Учреждению открыты лицевые счета в управление казначейства департамента финансов ЯНАО 86504002 - для зачисления субсидии на выполнение государственного задания; 86504003- зачисления иных субсидий; 86504006 – для зачисления средств на исполнение публичных обязательств департамента.
Учет средств на счетах учреждения ведется в Журнале операций с безналичными денежными средствами. Документы ежемесячно брошюруются и подшиваются.
Соблюдение порядка расчетов с подотчетными лицами.
В ходе проверки установлено:
-в учете отсутствует нумерация авансовых отчетов подотчетных лиц, все представленные к проверке авансовые отчеты в период с января по август 2013 года имеют порядковый номер 000000001 либо 000000002;
- в течение всего проверяемого периода в заявлениях подотчетных лиц на получение наличных денежных средств не проставлялась собственноручная надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, дата (нарушен п.4.4 Положения, п.213 Инструкции157н);
- за весь проверяемый период отсутствуют служебные задания для направления в командировку и отчеты об их выполнении (нарушен п.7.1. Положения, утвержденного постановлением Администрации автономного округа «Об утверждении положения о порядке и условиях командирования, возмещения расходов, связанных со служебными командировками государственных гражданских служащих исполнительных органов государственной власти ЯНАО» от 10.11.2005г. № 240-А (далее - Положение от 10.11.2005г. №240-А);
- в ходе выборочной проверки правомерности возмещения расходов, связанных со служебными командировками выявлены факты несоблюдения требований Положения от 10.11.2005 года № 240-А). Общая сумма неправомерно произведенных расходов составила 5 400 рублей - возмещены расходы за проживание без подтверждающих документов (Р. а/о от 25.03.13г. №13). Кроме того, имеются случаи неполного возмещения расходов сотрудникам (а/о от 08.02.13г. Ш.Н.В.– сервисный сбор 350 руб., от 05.04.13 З.Е.Г. сервисные сборы 200 руб., от 26.04.13г. А.О.Р. сервисные сборы 490 руб.)
Соблюдение порядка расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Расчеты с поставщиками и подрядчиками ведется в «Журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками».
Просроченной кредиторской задолженности не выявлено.
Учреждением производится оплата услуг сотовой связи по договору от 11.01.10 г. №141. В целях эффективного и рационального использования средств Учреждению целесообразно разработать локальный акт, регламентирующий порядок пользования сотовой связью в служебных целях, определить лимит расходования средств, перечень лиц, имеющих право пользоваться сотовой связью в служебных целях и.т.п.
Результаты инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, подтвержденные актами сверки расчетов, проверке не представлены.
7. Направление проверки: Проверка соблюдения порядка начисления заработной платы, премий, отпускных и иных видов выплат работникам учреждения.
Представленные к проверке расчетные ведомости с января по сентябрь 2013 года и за 2012 года не содержат подписи исполнителя, ответственным за формирование (расчет) ведомости и лицом, проверившим ее. Форма Записки -расчета об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях не соответствует установленной форме (ф. 0504425). (нарушение п. 2 Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями утвержденных Приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственным органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».
В случаях, когда работник отсутствовал на работе по причине направления его в служебную командировку, начисление производилось как за обычные рабочие дни. В соответствие со ст. 167 ТК РФ в дни, когда работник находится в служебной командировке, за ним сохраняется средний заработок. Расчет среднего заработка производится в соответствие с порядком установленным ТК.
Учреждению (по разделам 6 и 7):
- устранить выявленные нарушения и замечания;
- принять к сведению рекомендации при ведении бухгалтерского учета;
- соблюдать указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета;
- усилить контроль в части сроков предоставления отчетов в соответствие с п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», п. 11 Порядка ведения кассовых операций, ст.6 Закона автономного округа «О гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях, финансируемых за счет средств окружного бюджета, проживающих на территории Ямало-Ненецкого автономного округа» от 16.12.2004 г. № 89-ЗАО;
- разработать нормативы расходов на сотовую связь, канцелярские товары;
- доработать Положение о внутреннем финансовом контроле с учетом замечаний при проведении проверки.
8. Направление проверки: Проверка эффективности, результативности и экономности использования средств при планировании и исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности.
Предметом проверки эффективности является использование бюджетных средств.
Проверка проводилась по следующим направлениям:
- организация и процессы использования бюджетных средств;
- результаты использования бюджетных средств;
- деятельность организации по использованию бюджетных средств.
Результаты выполнения государственного задания по итогам работы за 9 месяцев 2013 года.
Расхождение фактических результатов с запланированными, объясняется спецификой работы в 3 квартале 2013года:
1. Увеличение информационных материалов и размещение их в сети Интернет произошло в связи с большим количеством информационных поводов и мероприятий, в частности возникновением у органов государственной власти автономного округа необходимости в более обширной разъяснительной работе среди населения Ямала и о дальнейших планах работы. Увеличение информационных материалов не влечет за собой дополнительного финансирования и увеличения объемов государственного задания.
2. Создание информационных видеоматериалов и размещение их в сети Интернет выполнены в полном объеме.
3. Организация и проведение в сети Интернет пресс-конференций выполнены в полном объеме.
4. Разработка и сопровождение тематических интернет - проектов выполнены в планируемом объеме.
5. Ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов ЯНАО имеет незначительное увеличение объемов, что связано с необходимостью включения в регистр всех фактически поступивших НПА.
Анализ экономической эффективности деятельности учреждения показал, что бюджетные средства расходовались экономно и планово.
